A medição do desempenho é a chave
para gerenciar ativamente os processos, isto porque os indicadores são formas
de representação quantificáveis das características de produtos e processos que
podem ser usados para a tomada de decisão, permitindo a medição do progresso do
processo contra metas planejadas.
Dentro deste princípio, podemos
planejar o desempenho do processo por meio de um ciclo PDCA de Controle de
Processos, representado abaixo em forma de tópicos:
PLAN - Planejar:
Estabelecendo metas e determinando os métodos para atingir os objetivos.
DO - Fazer:
Executando o trabalho e Coletando de dados e resultados de forma
organizada.
CHECK - Verificar:
Comparando resultados alcançados com as metas, sendo este o ponto no qual
os indicadores tornam-se muito importantes...
ACT – Agir: Caso necessário, replanejar
o processo.
Desta
forma, O PDCA é uma metodologia que pode ser utilizada para alcançar as metas
de melhoria (oriundas de problemas identificados ou oportunidades de melhoria
visualizadas) através de um ciclo de raciocínio estruturado e de ferramentas de
análise estruturadas.
Isso ajuda
na hora de definir o que fazer, o que medir, tendo sempre que se levar em conta
os seguintes tópicos:
•
Cada novo indicador representará um custo a mais
para a organização;
•
Deve-se fazer um levantamento dos indicadores
existentes, pois muitas vezes não existe uma visão geral de quais são os
indicadores já disponíveis.
•
Quando nenhum indicador existente se “encaixar”
nos objetivos estratégicos, gerenciais e operacionais, o melhor seria criar um
indicador novo (mesmo que seja um custo a mais) do que conviver com uma lacuna
no sistema.
Tendo em vista estas recomendações, sempre é interessante
manter os pés no chão e medir o que realmente interessa, como qualquer “remédio”,
tudo que é demais faz mal. Portanto, a coleta de dados e uso de indicadores
deve ser feita com a moderação necessária para conseguir repassar os fatos e dados
necessários para a tomada de decisão nas organizações.
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